防止敌对态度的产生 在商务信函的写作中，因为潜词不当而导致的误会，其中绝大多数是因为忽视了词汇的感情色彩而导致的，使读信人产生了敌对的情绪，从而使写信人的看法、建议不可以被采纳或同意。比如，大家需要提供商可以提供正确的尺码的时候，有的学员会写成：Do you think you could possibly send me the correct size this time?从字面上面看这句话的意思没错。可是，大家忽视了Do you think you could这个句式蕴涵了强烈的反问的语气，于是一句简单的询问，在读信的人看来变成了带有讽刺意味的质疑了。假如大家把这句话改成：Would you please replace the dress with one of the correct size?，听上去就是一句很诚恳的请求，那样如此的请求被满足的可能性也会大不少。
除此之外，过多的用法否定词和命令性的词汇，也容易引起他们的敌对情绪，就如当一些顾客提出退货需要的时候，生产厂家的员工会需要顾客提供发票。当遇见顾客不可以提供发票时，大家常需要拒绝顾客退货的需要。在陈述理由的时候，有的学员会写：You can?鄄not have a refund1 because you dont have a re?鄄ceipt.虽然，大家是依据步骤和规定进行大家的工作，但在这句话中出现了太多的not，措词很强硬。这非常或许会使顾客的不满继续升级，而不可以非常不错的解决争议。假如大家将这句话改成：You will receive a refund when you send the receipt.，状况就或许会改观。就从文字上来理解，这两句话所表达的意思基本相同，但其中包括的感情色彩和对读信人产生的心理用途却完全不同。因此，在写作商务信函时，大家常会建议学生写完初稿后，站在收信人的角度通读全文，用同理心来防止信件中由于措词不当而产生敌对情绪。简洁的文字和高效率的工作
提升工作效率是很多办公室的白领并很熟悉的词句；其实在商务英语的写作中，用词简练、有效也是为了提升工作效率，让收信人能在第一时间就知道主要意图，而不是花时间反复赏析潜词造句的艺术。可是实质工作中，不少学员都会忘了这条写作的基本原则，进入堆砌词藻的误区。当然累赘的错误是比较明显的，更多时候，大家是为了追求句式的多元化而忘记了简洁的原则：比如，在表达目的关系时，用for the purpose of这个词组代替代to；在表达可能性时，不需要probably而喜欢用in all probability等。如此表达不可以说是错的，只不过违背了用词简练的原则，使读信人感觉自己仿佛不是在办公室里工作，而是在家读散文或者小说，因此写信时，要尽可能防止用一些范围过大，含义不明确或文言文气非常重的单词。通过下图的比较大家可看到，B栏的词语更合适运用在商务写作中。
A BAssist helpTerminate endRemittance paymentEndeavor tryAnticipator expectCommence startPurchase buyUtilize useDispatch send
Practice ： Rewrite these sentences to make them sound more polite and courteous2.
1.Bring me the report.
2.Ms. Jennifer Chang, Minister, will conduct the session
3.The old Indian attorney was an expert trial lawyer.
4.The lady professor is affiliated3 by Lyme disease.
5.An employee requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to her requested leave.
Answer:
1.Would you please bring me the report.
2.Reverend Chang will conduct the session
3.The attorney was an expert trial lawyer.
4.The professor has Lyme disease.
5.Employees requesting family leave must file the required paperwork at least one month prior to their requested leave.
